Кариера в НПО
Административен асистент
Обявата е изтекла Вижте тук актуалните предложения за работа, стаж и доброволчество
Дата на публикуване:
03 април 2017 г.
Валидна до:
14 април 2017 г.
Тип:
Работа
Описание на длъжността
Фондация „Тръст за социална алтернатива“ търси да наемe Административен асистент. Административният асистент е пряко подчинен на Офис мениджъра на Фондацията и сътрудничи с Програмния координатор на проект, по който се осигурява достъп до обучение по английски език за младежи в неравностойно положение. Позицията е на пълен работен ден.
За Фондацията
Фондация „Тръст за социална алтернатива“ е създадена с подкрепата на Фондация „Америка за България“ за да разработва, изпълнява и оценява програми, които допринасят за положителната промяна в живота на най-бедните хора в България, с фокус върху ромите. За да осъществи мисията си, ТСА осигурява подкрепа на програми, които подпомагат деца и младежи в неравностойно положение да постигат по-добри резултати в детските градини и училище, както и инициативи, които дават възможност на семейства с ниски доходи да добият икономическа независимост.
Отговорности
Административният асистент ще подпомага Офис мениджъра, като изпълнява задачи, свързани с организацията на работа в офиса, а през останалите 50 % от времето ще помага на Програмния координатор с изпълнението на административни задачи за осъществяване на проект „Код Успех“ – обучение по английски за младежи в неравностойно положение. Това включва:
- Офис администрация:
o Организира срещи, конференции, визити, пътувания, тиймбилдинг и други събития
o Подпомага организирането доставките за офиса – преговаря и сключва договори с доставчиците на услуги и материали
o Подпомага и наблюдава за спазването на здравната политика и политика за безопасност на работното място на фондацията
o Води дневник за пътуване на служебния автомобил, дневник за отпуските на екипа и офис календар
o Управлява поддръжката и почистването на офис помещенията
o Посреща и настанява външни посетители в офиса
o Подпомага логистиката и пощенските услуги на Фондацията
o Приема и преразпределя обаждания на офисния телефон
- Административни дейности по проект „Код Успех“ – обучение по английски за младежи в неравностойно положение:
o Подготвя (създава, събира, сканира и запазва) документи
o Поддържа/обновява база данни с индикатори по проекта, редовно събира и въвежда информация в предназначената за това система
o Поддържа база данни с участници в проекта
- Административни дейности при осъществяване на проекта:
o Комуникира с помощниците на учителя, работещи по проекта и подпомага тяхната координация:
- предимно във връзка с участие на учениците в езиковите занятия, проследявайки отсъствия и причини за това, провеждането на родителски срещи, информационни срещи и други събития
o Комуникира с учителите по английски език, работещи по проекта и подпомага тяхната координация:
- предимно във връзка с документацията, включваща планирането и насрочването на уроци
o Осъществява мониторинг и наблюдение на работата и ефективното ползване на онлайн системата, през която се осъществяват езиковите уроци по проекта, като обръща внимание на препоръките за подобрение и елиминиране на проблеми в системата.
o Осъществява контакт и подпомага координацията с партньори и грантополучатели по проекта
o Подпомага провеждането и организирането на езикови лагери и обучения
Квалификация и опит
Кандидатите трябва да имат бакалавърска степен или да са студенти последна година в университет. Нужно е да притежават следни умения и компетенции:
Умения
- Организираност и внимание към детайлите
- Умения за общуване с хора и изслушване, способност за взаимодействие с различни личности
- Проактивност, инициативност и способност да се работи по заданията
- Умения за управление на времето – да може да планира и отделя достатъчно време за изпълнението на задачите
- Умения за работа в екип
- Да може да взема решения и да разрешава проблеми – да предлага работни решения
- Да може да преговаря, да говори уверено пред външни доставчици на услуги и материали
- Гъвкавост
- Ориентиран към резултата и постигане на цели
- Готовност за оказване на помощ
- Да може да спазва крайни срокове
Компетенции
- Отлично използване на Microsoft Office пакет, включващ: Excel, Word, and Outlook
- Познания за работа с бази данни се счита за предимство
- Отлично владеене на английски език – писмено и говоримо
- Задължително е умението за работа в кратки срокове и за спазване на крайни срокове.
- Уважително и положително отношение към целевата група, с която Фондацията работи
- Находчивост: умение за бърза преценка на ситуацията и адаптиране според ситуацията търсене на решения на възникнали проблеми
- Умения за самостоятелна работа и като част от екип
- Безспорна етика и личен интегритет
Компенсации и възнаграждение
Предлагаме възнаграждение, което е съизмеримо с опита. Това е позиция на пълен работен ден.
Заинтересуваните кандидати могат да подадат автобиография и мотивационно писмо до 14 април, 2017 г., по ел.поща: NTzeneva@tsa-bulgaria.org
